REDEGJØRELSE ETTER
Formål
Formålet med denne redegjørelse er å kommunisere om Haman Group AS (Haman Group) og datterselskapers sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger og oppfyllelse av Åpenhetsloven.
Med aktsomhetsvurdering menes prosessen der Haman Group kartlegger, forhindrer, begrenser, og forklarer hvordan Haman Group håndterer eksisterende og mulige negative konsekvenser for vår virksomhet.
Arbeidet rundt aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig prosess, hvor målet for Haman Group er å skape reelle forbedringer for mennesker i både vår egen virksomhet og i vår leverandørkjede.
Bakgrunn
Gjennom aktivt arbeid ønsker Haman Group å bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med andre aktører fremmer lovens formål.
Dette innebærer:
• Respekt for grunnleggende menneskerettigheter
• Sikre anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av tjenester
• Sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan Haman Group håndterer eventuelle negative konsekvenser sett i forhold til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Ansvar og mandat
Det er CEO i Haman Group som har ansvar for at lovens intensjon er oppfylt og at loven overholdes. CEO kan delegere mandat til ledende ansatte.
CEO har ansvar for praktisk gjennomføring og koordinering, herunder identifisering av risiko og avvik samt iverksette tiltak og følge opp effekter av disse.
Dersom det er hensiktsmessig, vil ansvar for tiltak delegeres til Head of Purchase department. CEO har også ansvar for å følge opp og registrere fremdriften i aktiviteter, samt motta, oppdatere og arkivere rapporter og så videre.
Ansvar, mandat og retningslinjer er forankret i styret.
Risikoaksept og ambisjonsnivå
Haman Group aksepterer ingen brudd på grunnleggende menneskerettighetene. Det være seg internt så vel som eksternt. Haman Group forventer at våre leverandører og forretningspartnere tilbyr anstendige arbeidsforhold i samsvar med nasjonale lover og/eller internasjonale konvensjoner som til enhver tid gjelder.
I de tilfeller Haman Group oppdager avvik i forhold til ovennevnte, vil vi aktivt arbeide for å rette opp dette. Dette vil skje gjennom dialog med leverandør/forretningspartner hvor vi vil kreve at korrigerende tiltak iverksettes. Haman Group vil deretter aktivt følge opp fremdriften. Heving av avtaler/kontrakter kan diskuteres, men kun i tilfeller hvor tiltak ikke har hatt tilstrekkelig effekt.
Rutinebeskrivelse
Det er etablert rutiner for å sikre at Haman Group oppfyller kravene til å gjennomføre og rapportere aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i loven. Rutinen inneholder prosedyrer for praktisk gjennomføring av dette, registrering av gjennomførte aktiviteter, og behandling av innsynsbegjæringer.
Haman Group har også varslingskanaler som har som mål å sikre åpenhet om hvem som er ansvarlig for å identifisere eventuelle risikoer i organisasjonen. Konkret er CEO ansvarlig for å gjennomføre generelle aktsomhetsvurderinger, revisjon, implementering og oppfølging av etiske retningslinjer overfor leverandører, samt oppfølging av verdikjeder generelt, inkludert leveranser av administrative varer og tjenester (for eksempel renhold og kontorutstyr). CEO har ansvar for at Haman Group tilrettelegger for anstendige arbeidsforhold internt. Primær kontaktperson for eksterne henvendelser som gjelder Åpenhetsloven er CEO. Ved dennes fravær vil henvendelser bli besvart av Head of Purchase Department.
Egen virksomhet
Denne erklæringen gjelder for hele konsernet Haman Group AS og inkluderer leverandørkjedene i Haman Scandinavia AS, Terra Nova Scandinavia AS, Authentic Scandinavia AS og Authentic Europe AS. Rapportering etter Åpenhetsloven gjelder i utgangspunktet bare for det norske selskapet Haman Group AS med norske datterselskaper. Haman Group har imidlertid valgt å inkludere alle verdikjeder i konsernet, da det er selskapets holdning at vi har ansvar for alle deler i konsernet. Haman Support AB og Haman Properties AB omfattes derfor ikke av loven, men tas med i den samlede vurderingen. Haman Group produserer reiseopplevelser i den Nordiske land gjennom eksterne samarbeidspartnere og selger dette til kunder globalt. Dette gjøres med sterkt fokus på å redusere selskapets miljøbelastning så mye som mulig. Transporter håndteres også av eksterne samarbeidspartnere. Haman Group har egen innkjøpsavdeling som håndterer og følger opp dette, inkludert kontraktsforhold. Bærekraft, inkludert forhold knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, er elementer som er innarbeidet i Haman Group sine standardkontrakter. Det er vårt mål å bidra positivt til å fremme respekt for menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Haman Group velger derfor å samarbeide med ansvarlige leverandører og forretningspartnere. Vi jobber systematisk med å innlemme menneskerettighetsaspektet i vår virksomhet og overfor våre forretningspartnere. Dette gjøres blant annet ved å gi våre ansatte anstendig lønn og regulert arbeidstid. Vi har nulltoleranse for barnearbeid både i vår egen virksomhet og i leverandørkjeden. Vi jobber med å avdekke om Haman Group bidrar til potensielle brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Majoriteten av Haman Group sine reiselivstjenester selges i hovedsak til personer fra Europa, USA og Australia.
Forretningsforbindelser og samarbeidspartnere
Haman Group samarbeider med et stort antall leverandører, kunder og forretningspartnere. Disse er kategorisert som følger:
Leverandører
Er aktører som leverer varer eller tjenester som Haman Group trenger i daglig drift. Det er inngått skriftlige kontrakter/avtaler med alle faste leverandører. Ved anskaffelser/innkjøp inngås enten kjøpekontrakter, leiekontrakter eller lignende. Haman Groups etiske retningslinjer for leverandører omfatter også deres underleverandører. Leverandører identifiseres ved hjelp av regnskapsdata og statistikk for å identifisere hvem som har sendt faktura til Haman Group i forrige år.
Leverandører er delt inn i:
· Hotels
· Transport, landsbasert
· Transport, sjøbasert
Kunder
Er B2B-aktører som kjøper en del av reisepakken i de nordiske land eller sluttkunder som kjøper et helt reisearrangement i de nordiske land. Transport til/fra Norge eller de nordiske land fra de reisendes hjemland er aldri inkludert i reisepakken. Kundene er en del av vår verdikjede, men risiko vurderes ikke systematisk i forbindelse med Åpenhetsloven da de ikke er en del av vår leverandørkjede. Dette gjelder også distributører som kjøper deler av reisen av oss, med sikte på videresalg til andre kunder i utvalgte land.
Risikoanalyse og resultater
Haman Group jobber tett med våre faste og prioriterte leverandører for å sikre at våre etiske retningslinjer blir overholdt. Haman Group kan i enkelt tilfeller anses som en mindre kunde, mens vi i andre tilfeller utgjør vi en mellomstørrelse av leverandørens omsetning. Dette vil i mange sammenhenger være avgjørende for den reelle påvirkningen vi som virksomhet kan ha gjennom innførte tiltak.
Så langt det er mulig velger Haman Group alltid leverandører hvor vi har mulighet til å utøve vår innflytelse eller gjennom seleksjon velger den en leverandør som samsvarer med våre etiske retningslinjer.
Haman Group har gjennomført en detaljert risikoanalyse av vår leverandørkjede.
Gjennom vår sertifisering fra Travelife har alle leverandører blitt kategorisert i sitt miljøengasjement.
Ettersom Haman Group har xxx antall leverandører som vi samarbeider med, har vi valgt
å analysere de 20 største leverandørene som tilsvarer x % av total leverandøromsetning.
Haman Group opererer med følgende definisjon av risikokategoriene:
Høy risiko
Leverandører som Haman Group enten allerede har konstatert eller forventer å konstatere
ikke overholder krav spesifisert i Åpenhetsloven eller at vi mangler vesentlig informasjon om disse.
Middels risiko
Dette er typisk leverandører som Haman Group har god kjennskap til og hvor det vurderes at den aktuelle leverandøren oppfyller kravene i Åpenhetsloven, men hvor vi trenger å få på plass nødvendig dokumentasjon.
Lav risiko
Leverandører som Haman Group har dyptgående kjennskap til og hvor vi har et klart syn på at risikoen for manglende etterlevelse av Åpenhetslovens ordlyd er lav, samt at all nødvendig dokumentasjon er på plass.
En grundig analyse av Haman Groups leverandørkjede har ikke identifisert faktiske negative konsekvenser eller betydelig risiko for negativ innvirkning på menneskerettighetene. Imidlertid gjelder følgende:
Transportsektoren er en bransje hvor det kan være utfordringer med forhold som faller inn under Åpenhetsloven. Haman Group har derfor valgt å samarbeide med anerkjente nordiske selskaper med høyt omdømme som selv aktivt jobber for å sikre forhold knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Haman Group har i tillegg til ovennevnte gjennomført" en risikovurdering av leverandører av administrative varer og tjenester. Her operer Haman Group med standard bransjemessige avtaler tilpasset norske forhold. I tillegg kreves det skatteattest og mva-attest fra disse leverandører. Haman Group har ikke avdekket noen risiko knyttet til disse.
Hotell
Transport, landsbasert
Transport, sjøbasert
Forretningsforbindelser og Sammarbeidspartnere
Som tidligere beskrevet er aktsomhetsvurderinger innarbeidet som en del av våre daglige prosesser og gjennomføres fortløpende.
Leverandører og transportører revideres fortløpende gjennom fysiske besøk og/eller gjennom oppfølging.
I tilfeller hvor våre leverandører kommer med mangelfulle svar, går vi i dialog for å komme frem til fakta og etablerer en tiltaksplan i fellesskap.
I de tilfeller Haman Group selv oppdager avvik eller mottar observasjoner/rapporter
på dette, kontaktes leverandøren umiddelbart for å få grundig forståelse for situasjonen. Dersom det viser seg at det er problematiske forhold, tas dette opp med leverandøren, herunder hvilke korrigerende tiltak som kreves utført og tidsrammen for dette. Det vil da bli gjennomført en fornyet revisjon av leverandøren.
Dersom leverandøren mot formodning fortsatt ikke har forbedret de nødvendige forholdene, vil dette bli påpekt på det sterkeste. En fortsatt manglende etterlevelse vil i siste instans medføre at samarbeidet med den aktuelle leverandøren avsluttes.
Kontaktinformasjon
Ved spørsmål eller behov for ytterligere informasjon som gjelder Åpenhetsloven er dere velkommen til å kontakte Haman Group:
Telefon +47 22 94 13 50
E-post ak@haman.no